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業務マニュアルの作り方 — 「読まれない手順書」にしないための構成、書き方、更新の決め方

業務マニュアルを読まれる文書にするには、作る前に目的・読み手・範囲を決めることが要です。業務の洗い出し、構成のひな形、一文一動作の手順の書き方、画面キャプチャや図表の使い方、更新する人と時期を決めるルールを紹介します。

報連相は、上司が判断するための材料を必要なときに渡すことです。報告・連絡・相談の違い、伝えるタイミングの決め方、結論・経緯・今後の報告の型、悪い報告の切り出し方、チャット・メール・口頭の使い分けを場面別の例文12本で紹介します。

部下の人事評価コメントは、事実(観察)→影響→期待の型で書くと納得感が出ます。書く前の観察の集め方、S〜Dの評価段階別と業績・能力・情意の項目別の例文、あいまいな表現の言い換え、評価エラーを避ける書き方とチェックリストを紹介します。

職務経歴書の実績欄には、担当していた仕事ではなく、その仕事で何を変えたかを書きます。実績文の基本の型、日報や週報から実績文を作る手順、数字がない実績の書き方、編年体・逆編年体・キャリア式の選び方、職種別の例文を紹介します。

目標管理シートの個人目標は、期末に上司と同じ物差しで達成を判断できる形に書きます。測れる目標にする5つの要素、あいまいな目標の書き換え手順、組織目標からのブレイクダウン、職種別の例と目標の数・ウェイトの決め方を紹介します。

評価面談の準備は4週間前から始めます。材料集め、成果の整理と自己評価、伝えたいことを3つに絞る段取り、当日の成果の伝え方、評価に納得できないときの話し方、上司に聞くべき質問、面談後にやることを順に紹介します。

360度評価のコメントは、場面・行動・影響の型で具体的な行動事実を書きます。良い点と改善点の例文、上司・同僚・部下それぞれへの書き方、評価項目別の短いコメント例、避けたい表現の言い換え、自分が評価を受け取ったときの読み方を紹介します。

1on1は評価の場ではなく、部下が主役となって困りごとや成長を話す時間です。30分の流れと時間配分、部下側と上司側それぞれの準備、そのまま使える質問例、話しにくいことの切り出し方、よくある失敗の立て直し方、記録テンプレートを紹介します。

数字で表せない成果は、防いだこと・仕組み化・他部署の手間削減・ビフォー→アフターの4つの型で書けます。総務・経理・人事などの職種別の例文、定性目標の扱い方、評価面談で口頭で伝えるコツ、成果を日々拾う記録の方法を紹介します。

日報は、今日の結果・問題や遅れ・相談したいこと・明日の予定を同じ型で毎日続けるのが基本です。3分で書ける型、所感・気づきの例文、新人・営業・事務の例、日報メールとテレワークの日報の書き方、週報や自己評価へのつなげ方を紹介します。

週報は、今週の要約・実績と結果・来週の予定・相談事項の4ブロックで書くと、上司が1分で状況をつかめます。コピーして使えるテンプレート、営業・事務・エンジニアの例文、書くことがない週の書き方、メールやチャットでの送り方を紹介します。

自己評価は、上司が評価の根拠として説明できる材料を渡す欄です。結論・行動・結果・次の基本の型と、成果・協働・主体性・成長・課題の5つの観点別の例文、書き換え前→後の例、営業・事務・エンジニアの記入例とチェックリストを紹介します。